AZDigital
Gestor Documental (ECM)

AZDigital es un avanzado sistema de gestión de contenido (ECM) que permite centralizar la información de su organización y manejar el ciclo de vida del documento tanto físico como electrónico.

AZDigital cuenta con los siguientes módulos:

  Gestión de Contenido Digital
Este módulo permite almacenar centralizadamente y estructuradamente cualquier tipo de contenido empresarial, tales como documentos escaneados, documentos electrónicos, fotografías, videos, sonido, archivos compactados, correo electrónico, etc. Permite además la creación de estructuras orgánicas (organigrama), definir las colecciones (series y sub-series), crear carpetas (expedientes) y subir documentos en ilimitados niveles jerárquicos.

3   Correspondencia
Este módulo permite la creación de ilimitadas ventanillas de radicación las cuales se encargan de controlar el ingreso y salida de los documentos de la organización, asignándole a cada documento un consecutivo de radicado parametrizable. Este módulo permite también radicar correos electrónicos (Email).

7   Mensajería
Este módulo permite controlar la recolección y el envío de los documentos físicos de la organización, tanto para la correspondencia interna como la externa. Permite la creación de lotes de mensajería los cuales son asignados a cada uno de los mensajeros distribuidos por zonas geográficas o cualquier otra característica que se requiera. Este módulo también incluye la funcionalidad de gestión vía dispositivos móviles.

1   Archivo Físico
Este módulo permite que se sistematice el archivo físico de la organización permitiendo las consultas de la ubicación de un expediente de manera electrónica. El módulo permite indexar (asignar palabras de búsqueda) a los expedientes físicos hayan sido o no digitalizados, de tal manera que se pueda encontrar un expediente físico por medio de sus índices. 

2   Categorías / Indexación
Este módulo permite la creación de índices de búsqueda para cada Serie, Sub-Serie, o Tipo Documental de tal manera que se pueda encontrar cualquier expediente o documento por medio de dichas palabras de búsqueda.

7   Flujos de Trabajo
Este módulo permite que se automaticen los flujos documentales de la organización. El sistema permite la creación de ilimitados flujos documentales. Por medio de este módulo los usuarios pueden realizar los trámites sobre los documentos o expedientes asignándole un estado parametrizable en cada paso (Ej. Aprobado, Rechazado, Aplazado, etc.), para que luego sean transferidos automáticamente al siguiente usuario en la cadena de aprobación de dicho trámite.

4   Sellos y Comentarios
Este módulo permite asignar imágenes prediseñadas o diseñadas por el cliente para “marcar” el estado de una actividad sobre un documento. El módulo permite ver el histórico de sellos en cada documento permitiendo tener una trazabilidad visual del documento.

8   Estampado Cronológico y Firma Digital
Este módulo permite estampar cronológicamente o firmar digitalmente un documento en cualquier momento en que se requiera, incluso de manera automática. Este módulo se integra nativamente con los servicios de validación de Firma Digital y estampado cronológico de las entidades de certificación autorizadas. 

iconos   Peticiones Quejas y Reclamos (PQRS)

Este módulo permite el registro y la gestión de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias por parte de los clientes o ciudadanos y gestionar su atención por medio de flujos de trabajo personalizados a cada entidad.

5   Factura Electrónica
Este módulo permite la generación, transmisión y recepción de facturas electrónicas cumpliendo con el decreto 2242/15, la Resolución 0019, la Ley 1819 de 2016 y la Resolución 0072 de 2017, permitiendo a las compañías colombianas emitir, recibir y enviar a sus clientes y a la DIAN sus facturas, notas débito y notas crédito en formato electrónico.

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